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¿Sabes cuánto puedes ahorrar al administrar las licencias de software que realmente se utilizan en tu organización?

“Directores y Gerentes de informática de empresas desconocen que en promedio sus organizaciones solo consumen un 62% del software instalado y que existen muchas oportunidades de ahorro y optimización”

Cualquier organización o empresa requiere la gestión correcta del software que utiliza para llevar a cabo sus procedimientos. Para ejecutar este proceso encontramos una iniciativa conocida como Software Asset Management (SAM) por sus siglas en inglés, que se refiere a la gestión de activos de software, respecto a todos sus procesos y etapas, en sus fases de compra, implementación, utilización, mantenimiento e incluso la desinstalación del mismo.

¿Qué es el SAM y cómo funciona?

El SAM está relacionado con el desarrollo de las Tecnologías de la Información, ya que es una estrategia que permite sacar mayor provecho de estos recursos y de lo que pueden ofrecer a nivel empresarial u organizacional, siempre buscando la optimización y mejoría de los servicios.

Esta estrategia está considerada como una de las mejores prácticas al trabajar con las Tecnologías de la información, porque tiene como objetivos reducir los costos de licenciamiento, controlar los riesgos relacionados con problemas de derecho de autor y evitar que se realice un uso indebido de las licencias, conociendo a profundidad las condiciones de los contratos.

El SAM para licencias de software, funciona en cuatro pasos básicos: inicialmente se hace un estudio del proceso de instalaciones, donde puede identificarse cuántas licencias convienen a una determinada empresa o hacer un diagnóstico de las mismas.

Seguidamente se procede a estudiar cómo se realizará o cómo se realizó el licenciamiento, y los derechos que ofrece o que puede ofrecer, incluso las fallas que pueden existir. Esto lleva al paso tres, donde se hace un reporte para evidenciar o documentar la información recogida, y finalmente, en el último paso, se procede a hacer una negociación, es decir, a realizar las compras de licencias.

 

Dos enfoques básicos del SAM

Este procedimiento puede ser visto desde dos enfoques: uno que busca que la empresa pueda verdaderamente ahorrar, y uno donde se busca vender. Un ejemplo del primer caso lo encontramos en las prácticas de Licensing Assurance y el otro, puede verse en los revendedores.

Estas dos percepciones conciben de forma distinta todo el proceso en que se desarrolla el SAM. En la fase de instalaciones de software el enfoque de los revendedores es presentar un servicio de instalaciones libres, donde las empresas terminan instalando más de lo que necesitan, lo que implica que se ven obligados a hacer más compras anuales. Por su parte, Licesing Assurance trata de buscar versiones e instalaciones que no agreguen valor a la inversión total.

En cuanto al licenciamiento específicamente, los revendedores buscan que las empresas adquieran más compromisos sin saberlo, porque muchas de las reglas son complicadas y otorgan derechos, pero también exigen compromisos adicionales que los revendedores no advierten, mientras que Licesing Assurance, trata de entender y estudiar los contratos por ti para lograr obtener más derechos y optimizar la administración de licencias.

Los reportes son un elemento fundamental para que la empresa puede estar bien informada sobre sus licencias de software y tomar decisiones acertadas. Si revisamos el tipo de reportes que presentan los revendedores, se observa que en sus reseñas siempre incluyen y dan prioridad a las faltantes de licencias, de modo que se necesita incluir también información que permita controlar y manejar las licencias de una forma más sencilla, tal como lo hace la iniciativa independiente de Licensing Assurance.

Respecto a la negociación, los re-vendores ya tienen sus propios precios establecidos, así que no pueden negociar con ellos mismos, más bien ayudan a que el monto de compra sea lo más elevado posible. Contrario a esto, el programa de Licensing Assurance comprende que la negociación es clave para reducir la inversión a cambio de más beneficios, por lo que negocian directamente con los fabricantes con el fin de evaluar y seleccionar las mejores opciones para lograr el ahorro de la empresa.

Una propuesta para ahorrar

Lo que muchos gerentes de informática de empresas y organizaciones no saben es que las empresas solo consumen un 62% del software instalado y que existen muchas oportunidades de ahorro, especialmente si se está pensando en migrar a la nube. Así que Licensing Assurance constituye una gran oportunidad para hacer una compra por menos dinero, porque es un programa independiente de los fabricantes, y al mismo tiempo se reduce el conflicto correspondiente a hacer contratos con revendedores.

Si quieres comprobar que es posible ahorrar al adquirir y administrar licencias de software para tu empresa, contacta al Licensing Assurance, que constituye una de las mejores alternativas siguiendo el lema de SAM.